Escenario ilustrativo. La empresa, las personas y la conversación son ficticias y se armaron para mostrar cómo trabaja OmniAgent. No hay resultados medidos de clientes en esta página.
- Educación
- Facultad con cursos presenciales y a distancia (ficticia)
- Canal
- WhatsApp y sitio web
- Qué ejecuta el agente
- Identificar al alumno, conducir la reinscripción, emitir constancia de matrícula, orientar sobre plazos
El contexto
Al inicio de cada semestre, la secretaría de una facultad recibe, en pocos días, miles de solicitudes parecidas: confirmar la reinscripción, pedir una constancia, saber el plazo para suspender los estudios. El equipo es el mismo durante el resto del año.
En este escenario, la facultad quiere que el alumno resuelva lo estandarizado por la conversación y que la secretaría se quede con los casos que requieren análisis.
Qué traba la atención hoy
- 01
Pico concentrado
La reinscripción y las constancias concentran las solicitudes en pocos días y la fila crece.
- 02
Documento simple, espera larga
Emitir una constancia de matrícula es una operación rápida, pero depende de que haya un agente libre.
- 03
Atención fuera de horario
El alumno escribe de noche o en fin de semana y solo recibe respuesta el siguiente día hábil.
La conversación
El alumno pide la constancia de matrícula. El agente verifica la situación y envía el PDF.
Facultad Ejemplo
secretaría virtual
- quiero confirmar mi reinscripción y obtener la constancia
- Claro. Indica tu matrícula en el formulario seguro que te envié.
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- Júlia, encontré tu reinscripción para el 2º semestre. ¿Las materias del semestre son las correctas?
- sí, son esas
- Reinscripción confirmada. Cuando se procese la mensualidad, la situación pasa a activa.
- declaracao-matricula.pdfAquí está tu constancia de matrícula.
Qué ejecuta el agente
El agente usa las operaciones del sistema académico de la facultad.
- 01
Identifica al alumno
La matrícula entra por un formulario seguro y el sistema devuelve la situación del alumno.
- 02
Conduce la reinscripción
Muestra las materias del semestre y registra la confirmación del alumno.
- 03
Emite la constancia
El PDF lo genera el sistema, con los datos oficiales del alumno.
- 04
Orienta sobre plazos
Las dudas de calendario y de suspensión de estudios vienen de la base de conocimiento publicada por la facultad.
Qué queda fuera de la IA
Quien decide si el alumno puede reinscribirse, si hay deuda pendiente y qué informa la constancia es el sistema académico. El agente no inventa reglas: si la base de conocimiento no cubre la pregunta, dice que va a confirmarla y la deriva a la secretaría.
Los casos que exigen análisis, como traslado, exención de materias o recursos, van a una persona de la secretaría con la síntesis de la conversación.
Cómo empezar
- 01
Empieza por la constancia
Es la solicitud más simple y frecuente, ideal para validar la integración con el sistema académico.
- 02
Declara y simula
La secretaría describe las etapas de la reinscripción y prueba los escenarios antes del período de pico.
- 03
Piloto controlado
Un curso o un grupo de alumnos usa primero el agente, antes de abrirlo a todos.